Regulamin Rady Eksperckiej Certyfikatu Programu „CERTYFIKAT NGO”

I. Podstawy działania, cel, charakter prawny 

§ 1

  1. Rada Ekspercka Certyfikatu (dalej jako Rada) działa w ramach prowadzonego przez Polski Instytut Promocji 3 Sektora,       Programu „CERTYFIKAT NGO” (dalej jako Program).
  2. Organizatorem Programu jest Instytut Promocji 3 Sektora, powołany przez Fundację Semper Art z siedzibą w Józefowie, ul. Nowowiejska 5, 05-410, KRS 0000617106, REGON 364403687, NIP 5322059220 (dalej jako Instytut).
  3. Rada pełni funkcję opiniodawczą.
  4. Rada jest wewnętrznym organem Fundacji zgodnie z § 16, pkt.10 Statutu Fundacji.
  5. Rada nie może reprezentować lub podejmować jakichkolwiek decyzji dotyczących Instytutu oraz Fundacji. Kompetencje Rady ograniczają się do ściśle wymienionych zadań, przewidzianych w niniejszym Regulaminie i związanych bezpośrednio z Programem.
  6. Organem nadrzędnym w stosunku do Rady jest Dyrektor Instytutu
  7. Rada działa na podstawie obowiązujących przepisów prawa, postanowień Statutu Fundacji, oraz postanowień niniejszego Regulaminu.

II. Skład i członkostwo w Radzie 

§ 2

  1. W skład Rady wchodzą osoby powołane przez dyrektora Instytutu.
  2. Członkowie Rady powołani są przez Zarząd do pełnienia roli ekspertów przy realizacji Programu.
  3. Powołanie do Rady wymaga pisemnej zgody osoby powoływanej. Zgoda może zostać przekazana w formie papierowej lub skanu dokumentu w wersji elektronicznej.
  4. Ilość członków Rady nie może być mniejsza niż 5 i nie większa niż 10.

§ 3

  1. Członkowie Rady powoływani są przez dyrektora instytutu na roczną kadencję.
  2. Możliwy jest wybór Członków Rady na kolejne kadencje, bez ograniczenia ich liczby.
  3. Rezygnacja Członka Rady z pełnionego w niej stanowiska możliwa jest w każdym momencie, na podstawie przesłanego na adres siedziby Instytutu pisma z rezygnacją, lub przesłania jego kopii na e-mail: biuro@certyfikatngo.pl. Odwołanie Członka Rady następuje na skutek:
    1. Śmierci Członka.
    2. Podjęcia działalności sprzecznej z prawem, zasadami współżycia społecznego lub kolidującej z kierunkami i misją Fundacji wymienionymi w jej Statucie, oraz działań godzących w dobre imię i wiarygodność Fundacji lub Instytutu.
    3. Utraty praw obywatelskich na skutek skazania prawomocnym wyrokiem sądu za przestępstwo popełnione z winy umyślnej.
    4. Braku współpracy z dyrektorem Instytutu, Przewodniczącym Rady, innymi  Członkami Rady, pracownikami lub wolontariuszami Instytutu, a w szczególności merytorycznej, organizacyjnej lub w zakresie promocji.
    5. Nie wykonywanie swoich obowiązków przez okres dłuższy niż 2 miesiące, z wyłączeniem zdarzeń spowodowanych siłą wyższą.
    6. Braku zgody na wykorzystanie lub nie przekazania swojego wizerunku lub swoich danych osobowych w celu wizualizacji działań Rady.
    7. Wykorzystanie swojej funkcji w sposób sprzeczny z celami i zasadami Programu, o których mowa w Regulaminie i Regulaminie Programu „Certyfikat NGO”, w szczególności przez promocję naruszającą wysokie standardy etyczne Programu i jego społeczny charakter.
  4. Odwołanie następuje na podstawie decyzji dyrektora Instytutu.

§ 4

  1. Nie dopuszcza się łączenia członkostwa w Radzie z członkostwem w Zarządzie Fundacji ani byciem dyrektorem, wolontariuszem lub pracownikiem Instytutu.
  2. Objęcie wymienionych powyżej funkcji lub zawarcie z nim umowy wolontariackiej, umowy o pracę lub zatrudnienie na innej podstawie oznacza automatyczne wygaśnięcie funkcji w Radzie.
  3. Członkowie Rady nie mogą pozostawać w stosunku do Fundatora, członków organów Fundacji i Instytutu, pracowników, wolontariuszy, w związku małżeńskim, we wspólnym pożyciu albo w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia, nie są związani z tytułu przysposobienia, opieki, kurateli, oraz nie pozostają w jakimkolwiek służbowym i zawodowym stopniu zależności, mogącym sugerować konflikt interesów.
  4. Wygaśniecie członkostwa w oparciu o powyższe pkt następuje z mocy Regulaminu, a dyrektor Instytutu niezwłocznie podejmuje kroki prawne mające na celu usunięcie członka z prac Rady oraz informuje o tym jej Przewodniczącego.

III. Tryb pracy Rady

§ 5

  1. Dyrektor Instytutu powołuje spośród członków Rady jej Przewodniczącego.
  2. Dyrektor Instytutu może powołać W-ce Przewodniczącego spośród członków Rady i po uzgodnieniu kandydatury z Przewodniczącym.
  3. Kadencja Przewodniczącego i W-ce Przewodniczącego określona jest w § 3, pkt. 1 i 2 niniejszego Regulaminu.
  4. Zadaniem Rady jest ocena organizacji, osób, oraz projektów zgłoszonych w ramach Programu, pod kątem przyznawania Certyfikatów w każdej z trzech kategorii.
  5. Ocena odbywa się na podstawie Regulaminu „CERTYFIKAT NGO”.
  6. Rada ocenia wyłącznie merytoryczną zawartość zgłoszenia. Kwestie formalne związane ze spełnieniem kryteriów formalnych ocenia dyrektor Instytutu na wstępnym etapie kontroli, o którym mowa w § 8 pkt. 3.

§ 6

  1. Rada podejmuje decyzje w sposób jawny.
  2. Dyskusja i głosowanie odbywają się za pośrednictwem forum stworzonego wyłącznie na potrzeby Rady, niedostępnego dla osób postronnych.
  3. Forum jest zarządzane przez dyrektora Instytutu.
  4. Forum może mieć postać spotkania członków Rady w miejscu i terminie wyznaczonym przez dyrektora Instytutu. Spotkanie jest wówczas protokołowane przez osobę trzecią w stosunku do Rady i wyznaczoną przez dyrektora Instytutu.
  5. Forum może mieć także postać wirtualnej przestrzeni stworzonej i zarządzonej przez dyrektora Instytutu na portalu społecznościowym.
  6. Głosowanie jest zawsze jawne i odbywa się poprzez protokołowane podniesienie ręki (forum z pkt 4), oddanie głosu poprzez zamieszczenie jednoznacznego komentarza (pkt 5) lub w sytuacjach nadzwyczajnych w postaci wiadomości e-mail na adres wyznaczony przez dyrektora Instytutu..
  7. O postaci Forum, sposobie głosowania, terminach i ewentualnym miejscu, corocznie decyduje dyrektor Instytutu poprzez podanie wytycznych Radzie.
  8. Wytyczne dotyczą bieżącej edycji Programu (odbywającej się w danym roku) i są podawane nie później niż na miesiąc przed przystąpieniem do obrad Rady.
  9. Dyskusja i głosowanie mają charakter jawny.

§ 7

  1. W swoich działaniach Rada współpracuje z przedstawicielem dyrektor Instytutu.
  2. Przedstawiciel Zarządu koordynuje pracami Rady.
  3. Przedstawiciel Zarządu bierze udział w przyznawaniu punktów w każdej kategorii, a jego głos jest równoznaczny z głosem członka Rady.
  4. Przedstawiciel Zarządu nie może narzucać konkretnego rozstrzygnięcia, ale ma prawo do przedstawiania sugestii i propozycji na równi z pozostałymi członkami Rady.
  5. W kwestiach spornych pomiędzy członkami Rady, Radą i dyrektorem Instytutu głos decydujący ma zarząd Fundacji.

§ 8

  1. Pracami Rady kieruje Przewodniczący.
  2. W zakresie przewidzianym przez Przewodniczącego jego obowiązki może pełnić Wiceprzewodniczący.
  3. Dyrektor Instytutu przekazuje Przewodniczącemu wpływające zgłoszenia, ocenione pozytywnie pod względem formalnym.
  4. Przewodniczący kieruje zgłoszenie do oceny wedle własnego uznania, poprzez:
    1. prezentację na forum bez wstępnej opinii,
    2. przedstawienie do przygotowania wstępnej opinii przez członka Rady, po wcześniejszym uzgodnieniu z nim,
    3. samodzielnemu przygotowaniu wstępnej opinii, wówczas opinia jest tożsama na prawach z opinią z pkt. b,
    4. przedstawienie do przygotowania wstępnej opinii przez zespół, o którym mowa w pkt. 7-9.
  5. Przewodniczący przedstawia członkom Rady konkretne zgłoszenia z opinią lub bez do oceny na forum wraz z podaniem terminu do którego należy się wypowiedzieć.
  6. Przewodniczący podaje swoją propozycję oceny po upływie terminu z pkt 5 lub wypowiedzeniu się przez każdego z członków Rady.
  7. Przewodniczący może tworzyć zespoły do wstępnego przygotowywania opinii w przypadkach wymagających dużej ilości czasu.
  8. Skład zespołu, terminy i zadania określa Przewodniczący w swojej decyzji, po konsultacji z członkami zespołu.
  9. Zespół prezentuje swoja opinię wraz z propozycją oceny. Pozostali członkowie Rady mogą głosować odmiennie.

§ 9

  1. System przyznawania punktów polega na ocenie 1-10 pkt. w każdej z kategorii objętych Programem.
  2. W przypadku przygotowania wstępnej opinii, głosowanie odbywa się poprzez:
    1. jej akceptację,
    2. jej zanegowanie wraz z podaniem własnej oceny i uzasadnienia spełniającego wymogi z pkt. 7.
  3. W przypadku braku wstępnej opinii każdy członek Rady przyznaje ilość pkt. wedle własnego uznania, opierając się na Regulaminie Programu, następnie Przewodniczący wyciąga średnią ilość punktów, która stanowi końcową ocenę.
  4. Na żądanie Przewodniczącego lub dyrektor Instytutu decyzja z pkt 2 ppkt b. i pkt 3 podlega uzasadnieniu
  5. Brak uzasadnienia, jego bezprzedmiotowość lub niezgodność z Regulaminem Programu mogą zostać uznane za brak oceny przez Przewodniczącego lub dyrektor Instytutu.
  6. Przygotowana wstępna opinia musi opierać się na regulaminie Programu i stanowić recenzję wszystkich aspektów zgłoszenia w danej kategorii oraz zawierać propozycję oceny. W przypadku uchybień w tym zakresie Przewodniczący lub dyrektor Instytutu mogą zanegować opnie wraz z propozycją oceny oraz ewentualnym głosowaniem i przekazać sprawę do ponownej opinii na zasadach określonych w § 8.
  7. W sytuacjach spornych wynikających z pkt. 3 – 6, decyzje ostateczną podejmuje dyrektor Instytutu.
  8. Do podjęcia decyzji wystarczająca jest więcej niż połowa głosów członków Rady, którzy oddali głos przed upływem terminu z § 8 pkt 5.

§ 9a

Dane osobowe

  1. Do przetwarzania danych osobowych stosuje się przepisy Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r., w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przepływem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: RODO) oraz postanowień Regulaminu.
  2. Administratorem danych osobowych w rozumieniu RODO jest Fundacja Semper Art z siedzibą w Józefowie, ul. Nowowiejska 5, 05-410 (dalej jako: Administrator).
  3. Kontakt z Administratorem dostępny jest poprzez kontakt z dyrektorem Instytutu lub powyższy adres pocztowy.
  4. Administrator przetwarza następujące dane osobowe Członków Rady:
    1. podane w ramach rekrutacji, imię, nazwisko, adres mailowy oraz pozostałe dane identyfikacyjne i kontaktowe wynikające z zawieranych porozumień,
    2. zdjęcia i biogramy przesłane przez Członków Rady.
  5. Dane, o których mowa w ust. 4 przetwarzane są w następujących calach:
    1. Zawarcie i wykonanie umowy (udział w Radzie), w tym kontaktowanie się z Członkiem Rady w związku z jej realizacją (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
    2. Promocji Programu „Certyfikat NGO”, co dotyczy wyłącznie danych przekazanych przez Członków Rady w tym celu, w szczególności zdjęć, biogramu i innych materiałów graficznych i tekstów (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
    3. Archiwizowanie dokumentacji, tj. umów i dokumentów rozliczeniowych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO);
    4. W celu realizacji obowiązków ustawowych ciążących na Administratorze, wynikających w szczególności z przepisów podatkowych i przepisów o rachunkowości (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) – podstawą prawną przetwarzania jest obowiązek prawny.
    5. Prowadzenie statystyk (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) na podstawie prawnie uzasadnionego celu, którym jest usprawnienie prowadzonej przez Administratora działalności.
  6. Administrator nie udostępnia danych osobowych Użytkowników podmiotom trzecim bez ich wyraźnej, dobrowolnej i świadomie wyrażonej zgody, z wyjątkiem:
    1. organów państwowym lub innym podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa, celem wykonania ciążących na Administratorze obowiązków,
    2. przekazywania dodanych przez Członków Rady tekstów i grafik, wraz z ich imieniem i nazwiskiem, zdjęciem i fragmentem lub całością przesłanego biogramu innym mediom elektronicznym i mediom tradycyjnym (prasa, radio itp.),
    3. treść każdego opublikowanego tekstu i zamieszczony biogram wraz ze zdjęciem jest indeksowana przez wyszukiwarki internetowych, które mogą przez pewien czas przechowywać i udostępniać w wynikach wyszukiwań ich kopię nawet po usunięciu tekstu z Serwisu.
  7. Dane osobowe są przetwarzane przez okresy wskazane przepisami prawa lub gdy jest to konieczne do realizacji usług Administratora i zachowania zasady rozliczalności.
  8. Administrator informuje, że osoba, której dane są gromadzone ma prawo do:
    1. żądania dostępu do swoich danych osobowych,
    2. sprostowania swoich danych osobowych,
    3. usunięcia swoich danych osobowych,
    4. ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych,
    5. wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania swoich danych osobowych,
    6. do przenoszenia swoich danych osobowych.
  9. W celu, o którym mowa w ust. 8 osoba której dane są gromadzone powinna skontaktować się Administratorem w sposób przewidziany w ust. 3 i przedstawić swoje żądanie.
  10. Jeżeli przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie wyrażenia zgody, osoba, której dane dotyczą ma prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem. W przypadku cofnięcia zgody i braku innej podstawy prawnej przetwarzania danych osobowych, Administrator niezwłocznie usunie dane osobowe tej osoby. Skorzystanie z prawa do wycofania zgody nie ma wpływu na przetwarzanie, które miało miejsce do momentu wycofania zgody.
  11. W celu, o którym mowa w ust. 10 osoba której dane są gromadzone powinna skontaktować się Administrator w sposób przewidziany w ust. 3 i przedstawić cofnięcie zgody w sposób wyraźny i jednoznaczny.
  12. Członkowi Rady przysługuje prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.
  13. Podanie przez członka Rady danych osobowych wskazanych w ust. 4 jest warunkiem pełnienia funkcji w Radzie. Niepodanie danych osobowych jest równoznaczne z rezygnacją z pełnienie tej funkcji na podstawie § 3 ust. 3 pkt f Regulaminu.
  14. Administrator informuje, iż nie będzie wykorzystywał danych osobowych Członków Rady do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, które opierają się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu i wywołują skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływają na Redaktorów.

§ 10

IV. Postanowienia końcowe

  1. Regulamin wchodzi w życie z dniem powołania pierwszego składu Rady Eksperckiej na drodze decyzji dyrektora Instytutu.
  2. Dyrektor Instytutu ma prawo do zmiany Regulaminu, o czym powiadamia Radę Ekspercką drogą mailową na podane przy zgłoszeniu adresy kont poczty elektronicznej.
  3. Zmiana regulaminu jest skuteczna do wszystkich postępowań z chwilą jej wprowadzenia w życie.
  4. Członkostwo w Radzie jest jednoznaczne z akceptacją Regulaminu.
  5. Członkowie Rady są zobowiązani do zachowania tajemnicy na temat planów rozwoju Fundacji i Instytutu, planowanych przedsięwzięć, bądź wszelkich innych spraw dotyczących działalności Fundacji i Instytutu, odbiorców, beneficjentów, sponsorów itp.
  6. Członkowie Rady mają obowiązek dbać o wartości niematerialne i prawne Instytutu oraz Fundacji, w szczególności o ich wizerunek, dobre imię i wiarygodność.
  7. Instytut, jego Dyrektor, członkowie Rady oraz Program jako całość nie ponoszą odpowiedzialności za prywatne poglądy członków Rady, w szczególności dotyczące bieżących spraw politycznych lub światopoglądowych.
  8. Członkowie Rady nie mogą łączyć faktu swojej działalności w Radzie i w Programie z jakąkolwiek działalnością polityczną, w szczególności w ramach bieżącej agitacji politycznej.